Πρόκειται για ένα σύστημα αποθήκευσης δεδομένων και διαχείρισης ροής εργασιών που ασχολείται με την αποθήκευση εγγράφων (είτε σαρωμένων είτε ήδη δημιουργημένων) και φακέλων, ακολουθώντας δομή τύπου δέντρου που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν απεριόριστο αριθμό φακέλων, υποφακέλων και εγγράφων.
Οι χρήστες μπορούν εύκολα να σαρώσουν, να εισάγουν και να δημιουργήσουν έγγραφα και να τα αποθηκεύσουν στο σύστημα. Ένα ενσωματωμένο ισχυρό εργαλείο αναζήτησης επιτρέπει στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα οποιονδήποτε φάκελο ή έγγραφο και να εκτυπώνουν όσα χρειάζονται. Τα έγγραφα μπορούν να αποσταλούν σε άλλους χρήστες με ένα μόνο κλικ, συνοδευόμενα από σημειώσεις ή οδηγίες, διασφαλίζοντας ομαλή ροή εργασιών. Οι χρήστες μπορούν επίσης να εξάγουν έγγραφα από το σύστημα ή να αποστέλλουν οποιοδήποτε έγγραφο μέσω email ή φαξ σε άτομα που δεν είναι συνδεδεμένα στο σύστημα.

Το σύστημα διαθέτει δυνατότητα Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (OCR), πράγμα που σημαίνει ότι είναι δυνατή η πλήρως αυτοματοποιημένη αποθήκευση σαρωμένων εγγράφων. Η αναζήτηση κειμένου ή φράσεων εντός εγγράφων είναι δυνατή μέσω της διαδικασίας Full Text Retrieval (FTR).

Το GKIS DMWS παρέχει τη δυνατότητα κατανομής εργασιών μεταξύ χρηστών σε περιβάλλον τύπου Workflow, όπου ένας Γενικός Διευθυντής μπορεί να αποστέλλει έγγραφα και να επισυνάπτει σχόλια ή οδηγίες σε συγκεκριμένους υπαλλήλους για εκτέλεση εργασιών. Το σύστημα παρέχει επίσης μηχανισμό παρακολούθησης ώστε να είναι δυνατή η προβολή εκκρεμών ή ολοκληρωμένων εργασιών. Κάθε έγγραφο διαθέτει αναφορά ιστορικού (εκτυπώσιμη) ώστε να φαίνονται όλες οι ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν από τους χρήστες. Μπορεί επίσης να εκτυπωθεί αναφορά για εκκρεμείς ή ολοκληρωμένες εργασίες.
Το GKIS DMWS μπορεί να λειτουργήσει σε Windows 98/NT 4.0/2000/XP/VISTA/7/8.

Το σύστημα έχει σχεδιαστεί, προγραμματιστεί και δοκιμαστεί εξ ολοκλήρου από την ομάδα προγραμματισμού της G.Kallenos Infosystems Ltd, γεγονός που σημαίνει ότι μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να καλύπτει όλες τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας γρήγορα και εύκολα.

Σύνοψη Βασικών Χαρακτηριστικών του Συστήματος:

1- Απεριόριστη χωρητικότητα αποθήκευσης (περιορίζεται μόνο από τον δίσκο του διακομιστή).

2- Πλήρης έλεγχος δικαιωμάτων χρηστών σε κάθε επίπεδο.

3- Αποθήκευση κάθε τύπου αρχείου.

4- Προσθήκη απεριόριστων λέξεων-κλειδιών για εύκολη αναζήτηση και ομαδοποίηση.

5- Σύστημα Workflow με πλήρες ιστορικό εργασιών.

6- Προσωπικό και κοινόχρηστο ημερολόγιο.

7- Drag & Drop αρχείων ή emails απευθείας στο σύστημα.

8- Ισχυρή μηχανή αναζήτησης.

9- Προβολή & αναζήτηση αρχείων από οπουδήποτε στον κόσμο.

10- Εισαγωγή, εξαγωγή ή αποστολή εγγράφων μέσω email.

11- Προαιρετική αυτοματοποιημένη σάρωση με διαχωρισμό εγγράφων.

12- Προαιρετική μονάδα OCR για αυτόματη αναγνώριση και Full Text Retrieval.

13- Μεγάλη ποικιλία αναφορών.

14- Πλήρες αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων χρηστών.

15- Πολύ απλό και φιλικό περιβάλλον χρήσης.

16- Αποθήκευση πληροφοριών τοποθεσίας φυσικού αρχείου.

17- Δημιουργία αρχείων Word, Excel, PowerPoint μέσα από το σύστημα.

18- Πλήρης προσαρμογή στις ανάγκες κάθε πελάτη.

Το Workflow μπορεί να περιγραφεί απλά ως η μετακίνηση εγγράφων και εργασιών μέσα σε μια επιχειρηματική διαδικασία. Το Workflow είναι η ειδοποίηση της προόδου των δραστηριοτήτων εργασίας ή ένα σύνθετο σύνολο εργασιών που πραγματοποιούνται ταυτόχρονα και επηρεάζουν η μία την άλλη σύμφωνα με ένα σύνολο κανόνων, διαδρομών και ρόλων.

Το παρακάτω διάγραμμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να παρουσιάσει τις λεπτομερείς απαιτήσεις δρομολόγησης και επεξεργασίας ενός τυπικού workflow. Το παράδειγμα αυτό μπορεί να ονομαστεί μοντέλο διαδικασίας «αλυσίδας αποφάσεων». Η τεχνική αυτή χρησιμοποιεί ορόσημα σε συγκεκριμένα σημεία όπου απαιτούνται αποφάσεις από τους διευθυντές. Οι διευθυντές και τα μέλη του προσωπικού έχουν άμεση πρόσβαση σε κάθε στάδιο της διαδικασίας workflow όποτε το χρειάζονται.

Εκτός από πλήρες Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων, το λογισμικό μας διαθέτει επίσης δυνατότητες δρομολόγησης και workflow. Οδηγίες και έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται εσωτερικά από οποιονδήποτε χρήστη του συστήματος σε άλλους χρήστες και οι εκκρεμείς εργασίες μπορούν να παρακολουθούνται ανά πάσα στιγμή. Με την εισαγωγή ενός συστήματος workflow, οι χρήστες εξοικονομούν χρόνο, εξαλείφουν ανθρώπινα λάθη και διασφαλίζουν τη μέγιστη ασφάλεια των εγγράφων, καθώς όλη η διαδικασία διαχειρίζεται από το λογισμικό.

Πλεονεκτήματα αυτοματοποίησης του συστήματος Workflow

• Απεριόριστος αριθμός χρηστών μπορεί να έχει πρόσβαση στον ίδιο φάκελο ή ακόμη και στην ίδια σελίδα ταυτόχρονα, εξαλείφοντας την ανάγκη αναμονής.
• Όλοι οι φάκελοι και τα σαρωμένα ή εισαγόμενα έγγραφα αποθηκεύονται στους σκληρούς δίσκους του διακομιστή με καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας, παρέχοντας μέγιστη προστασία από πυρκαγιές ή φυσικές καταστροφές.

• Τα ανθρώπινα λάθη εξαλείφονται, καθώς οι χρήστες βρίσκουν ό,τι χρειάζονται με ένα μόνο κλικ.
• Η αποδοτικότητα και παραγωγικότητα των υπαλλήλων μεγιστοποιείται, αφού κάθε πληροφορία είναι άμεσα διαθέσιμη.
• Οι πληροφορίες μπορούν να διαχειριστούν με κάθε τρόπο: εκτύπωση, αντιγραφή, συσχέτιση ή αποστολή μέσω email με ένα κλικ.
• Η δραστηριότητα χρηστών μπορεί να παρακολουθείται και να περιορίζεται όπου απαιτείται.
• Μπορούμε να παρακολουθούμε το ιστορικό εργασιών κάθε εγγράφου και να γνωρίζουμε σε ποιο στάδιο βρίσκεται και ποιοι είναι υπεύθυνοι.
• Εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να παρακολουθούν τις εκκρεμείς εργασίες και να εντοπίζουν καθυστερήσεις.
• Μεγάλος όγκος δεδομένων αποθηκεύεται στους διακομιστές, εξαλείφοντας την ανάγκη για φυσικό χώρο γραφείου.

Πώς να υλοποιήσετε ένα Αυτοματοποιημένο Σύστημα Workflow

Βασική Ροή Γεγονότων

1. Ο Διευθυντής δημιουργεί μια νέα εργασία και αποστέλλει οδηγίες σε έναν ή περισσότερους Διευθυντές Τμημάτων.
2. Οι Διευθυντές Τμημάτων ειδοποιούνται αυτόματα για τη νέα εργασία, η οποία περιλαμβάνει:
   • Τύπο Ενέργειας
   • Πληροφορίες Αποστολέα
   • Ημερομηνία Αποστολής
   • Ημερομηνία Λήξης
   • Σχόλια Οδηγιών
3. Ο Διευθυντής Τμήματος μπορεί να ολοκληρώσει την εργασία ή να προωθήσει οδηγίες στο προσωπικό.
4. Το μέλος του προσωπικού ενημερώνει τον αποστολέα όταν ολοκληρωθεί η εργασία.
5. Ο Διευθυντής Τμήματος επαληθεύει την ολοκλήρωση.
6. Οι Διευθυντές Τμημάτων ενημερώνουν τον Διευθυντή μόλις ολοκληρωθούν οι εργασίες.
7. Ο Διευθυντής αλλάζει την κατάσταση της εργασίας από «εκκρεμής» σε «ολοκληρωμένη».

Οι Διευθυντές μπορούν οποιαδήποτε στιγμή να εκτυπώνουν αναφορά των εκκρεμών εργασιών και να παρακολουθούν το στάδιο κάθε εργασίας.

Συμπεράσματα

Τα πλεονεκτήματα ενός αυτοματοποιημένου συστήματος Workflow είναι προφανή. Με την υιοθέτηση του GKIS DMS (Workflow), αυξάνεται σημαντικά η αποδοτικότητα και παραγωγικότητα της επιχείρησης και διευκολύνεται ο έλεγχος των καθημερινών δραστηριοτήτων.